Darüber hinaus verpflichtet die Berufsordnung der Zahnärzte, alle Diagnosen und Maßnahmen eines jeden Patienten aufzuzeichnen. Eine ausführliche Dokumentation ist auch im Falle eines Rechtsstreits für den Zahnarzt ein immenser Vorteil. Es sollten alle wichtigen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen dokumentiert sein. Des Weiteren muss die Dokumentation für den bis dahin Unbeteiligten nachvollziehbar sein. Aufklärung über Kosten, Nutzen, Risiken sowie über den Behandlungsablauf sollten detailliert festgehalten werden.
Ist die Dokumentation jedoch mangelhaft, muss im Nachhinein viel Zeit investiert werden. Zeitaufwendige Rückfragen durch das Abrechnungspersonal ist eine Folge. Vergessene oder nicht dokumentierte Behandlungsschritte können auch nicht abgerechnet werden, dies kann zu massiven Honorarverlusten führen.
Gute Dokumentation fängt bereits am Empfang an: hier sollte auf eine ausführliche Erfassung der speziellen Anamnese und des Versicherungsstatus des Patienten geachtet werden.
Um lückenlose Dokumentation und Abrechnung zu gewährleisten, müssen nicht nur die Mitarbeiter der Verwaltung umfangreiche Kenntnisse im Bereich Dokumentation und Abrechnung besitzen, sondern auch der behandelnde Zahnarzt sowie die Mitarbeiter der Assistenz. Erfolgreiche Abrechnung ist Teamarbeit. Schwierig wird es, wenn die erbrachten Leistungen aus Unwissenheit unvollständig, nicht korrekt oder ungenau notiert werden.
Ein Beispiel:
Ein Patient kommt mit einer defekten Prothese in die Praxis. Die Assistenz notiert in der Akte lediglich eine Prothesenreparatur. Die Behandlung kann so nicht abgerechnet werden, da die erbrachte Leistung zu ungenau beschrieben wurde. Diverse Abrechnungsmöglichkeiten können hier in Frage kommen.
Die Kollegin aus der Abrechnung muss nun viel Zeit investieren, um die erbrachte Leistung genau zu definieren und anschließend korrekt abrechnen zu können. Dies kostet neben Zeit auch Geld. Andere Aufgaben können zwischenzeitlich nicht bearbeitet werden und bleiben liegen. Durch die ungenaue Dokumentation entstehen so schnell finanzielle Einbußen.
Insbesondere durch Controlling lassen sich vergessene oder Analogleistungen schnell aufspüren. Regelmäßige Fortbildungen im Abrechnungsbereich, interne Schulungen sowie gute Kommunikation schließen mögliche Lücken in der Dokumentation und fördern den Praxiserfolg.
